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Le terme "formulaires électroniques" englobe toutes versions électroniques d'un formulaire d'affaire.
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L'évolution des formulaires !    Cette section couvre en détail l'évolution des formulaires d'affaires et en décrit les différents types.

On retrouve deux grandes classes de formulaires électroniques
Ceux servant à l'aquisition de l'information, c'est à dire l'interface qui alimentera les systèmes informatiques.		Ceux servant à la diffusion de l'information, c'est-à-dire le médium qui affichera les informations émanant des ordinateurs et qui est principalement destinées aux humains. .

L'expertise d'IntegraForm se retrouve dans la deuxième catégorie, la diffusion de l'information. Dans cette catégorie on retrouve notamment :

Les Formulaires-Laser, qui sont un remplacement direct des formulaires d'affaires conventionnels (papier).
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Les Formulaires Intelligents, les plus évolués de l'espèce, car  ils sont doués de la pensée !

 

Les avantages sont que :

• Vous n'avez plus à acheter et à entreposer de formulaires d'affaires.
  
• Vous éliminez les risques de désuétudes (changement d'adresse, téléphone, etc.)
  
• Vous ne risquez pas d'être en rupture de stock (vous imprimez sur du papier blanc ou à entête de lettre).
  
• Aucune augmentation du traffic sur votre réseau, seules les données sont envoyées à l'imprimante
  
• Les impressions sur laser vous apporte qualité, vitesse et diminution de bruit.
  

Le formulaire intelligent peut lire les données qui arrivent à l'imprimante et déduire par lui-même ce qu'il faut faire.

Choisir le bon formulaire (le formulaire des factures pour les données des factures, …)

Imprimer ou ne pas imprimer certaines données selon des conditions préétablies, tel :

• Imprimer 2 signatures si le montant du chèque est plus bas que 5 000,00 $, 1 signature si le montant du chèque est entre 5 000,00 $ et 9 999,99 $ et aucune si plus haut que 10 000,00 $.
  
• Sur un document de plusieurs pages imprimer la première différemment des autres pages ou choisir une source de papier différente.
  
• Si vous avez plusieurs divisions, imprimer le bon logo, adresse, etc.

Les formulaires intelligents sont encore plus simples à utiliser. Vous imprimez de votre application comptable et le bon formulaire est automatiquement choisi.

Ils sont plus polyvalents, grâce à leurs intelligences. Vous obtenez une flexibilité d'impression qu'aucun formulaires papier ne peuvent vous offrir.

Imagerie électronique (Archivage des documents imprimés) :

Simultanément à l'impression ou non (selon votre choix), une copie numérisée (électronique), est générée pour chaque document traité.

Tous ces documents sont indexés sur les champs(numéro de facture, nom du client, etc.) de votre choix - pour une recherche ultra rapide.

Avantages :

• Compression (sans perte de qualité) optimisée pour l'économie d'espace. Typiquement une impression d'une cinquantaine de pages de 8 ^1/2 X 11 avec graphiques et données prendra environ 5K par page.
• Vous éliminez l'impression de copies supplémentaires et du volumineux stockage de ceux-ci.
• Accès via un ordinateur (P.C., mini ou de grande puissance) à tous vos documents et ce quasi instantanément. Réimpression par un simple clic !
• Amélioration du service aux clients. Plus nécessaire de se déplacer pour retrouver un document, il est immédiatement disponible à l'écran.
  

 

Lors du traitement des données, on peut choisir l'envoi par télécopie ou par couriel (E-mail).

Vous pouvez réaliser de grandes économies, surtout si auparavant vous deviez imprimer (factures, état de compte, etc. ) et les numériser (scan) pour pouvoir les télécopier ou les envoyer par courriel (E-mail).

Par exemple vous lancer une impression de factures. Certaines sont simplement imprimés, d'autres doivent être envoyées par télécopie et enfin d'autres clients veulent les recevoir par courriel (E-mail) et en veulent aussi une copie imprimée. De plus, vous voulez toutes les conserver sous format électronique.
Le module de surveillance agit comme aiguilleur. Toutes les factures seront traitées par le module d'imagerie, les factures devant être imprimées seront ensuite acheminées directement à l'imprimante, celles devant être télécopiées seront envoyées au module de télécopie et les dernières envoyées vers le courriel (E-mail) et vers l'imprimante.

Vous bénéficiez d'une productivité accrue de votre personnel, plus personne n'attend son tour au télécopieur et vous gardez le contrôle de vos documents.